Nous recrutons l'Office Manager/ Secrétaire Général(e) bilingue anglais d'un fond d'investissement, de nouvelle génération, en plein essor.
Au sein de cette petite structure qui connaît une fulgurante croissance, lui permettant d'accélérer son plan de développement national et international, incontournable partenaire de l'équipe dirigeante, et notamment du CFO, vous créerez votre poste et aurez pour mission l'organisation du fonctionnement de l'entreprise.

En charge de la sélection de nouveaux bureaux, de leur agencement, du suivi des éventuels travaux, du déménagement, de l'aménagement entendu largement (achat de fournitures, de matériel IT, vérification des connexions, de la sécurité, des abonnements) et pensé avec anticipation pour les évolution futures, vous faites preuve d'esprit pratique, savez coordonner des équipes d'intervenants externes, négocier, relancer, afin de tenir des délais (toujours) serrés. Vous veillerez ensuite à leur bonne tenue, à ce que tout reste toujours impeccable et représentatif de la qualité des services de votre entreprise.
Vous prendrez également la main sur la gestion des services généraux : sélection des prestataires, négociation des contrats, alliant le souci d'un budget bien tenu à la qualité de prestations sans fautes. Vous veillerez à ce que rien ne manque au sein du bureau, du café à l'encre, en passant par le matériel informatique pour les nouveaux arrivants et stagiaires, les commandes spéciales pour les évènements jalonnant l'année, etc. Avec un temps d'avance, votre efficacité saura assurer le confort de travail de chacun. Référent(e) IT, vous savez dénouer les problématiques simples, êtes à l'aise avec les outils digitaux, les connexions visio étendues, et maîtrisez a minima le jargon de la matière. Vous assurerez le lien avec le prestataire d'infogérance à qui vous remonterez toute problématique excédant vos compétences, et saurez vous assurer que votre réseau informatique est protégé par un niveau de sécurité suffisant.
Vous organiserez le bureau, mettrez en place quelques procédures, qui se devront d'être souples afin de s'adapter au mouvement, à l'urgence et à l'agilité générale de cette jeune entreprise : politique de voyages, de notes de frais, " référencement " de traiteurs et restaurateurs avec des solutions de commande " clé-en main " garantissant un minimum de tergiversations pour un maximum d'efficacité et de satisfaction ; procédures souples mais duplicables dans les futurs bureaux internationaux.
Bras droit du CFO, vous préparerez les éléments comptables (rapprochement bancaire, vérification des factures, coordination avec le cabinet d'expertise comptable) et veillerez ensemble au " contrôle des risques ". En lien avec le responsable conformité, et les sociétés du portefeuille, vous veillerez à ce que la base de données juridique soit toujours à jour des documents obligatoires (PV d'AG, bilans, etc), et serez en charge de la gestion administrative des fonds.

Vous coordonnerez également la refonte du site internet, puis en assurerez la gestion quotidienne (publication des communiqués, présentation des nouvelles recrues, actualités). Vous organiserez les évènements internes comme externes.
De façon générale, vous aurez à cœur de devenir naturellement, par votre esprit de service et votre capacité à lier les sujets, le point central de ce bureau cosmopolite où la langue de travail est l'anglais.

Vous concevez votre rôle comme celui d'un facilitateur, dans les coulisses de l'entreprise : Vous vous rendez utile là où l'on a besoin de vous ; idéalement avant même que ce besoin ne se fasse sentir et sans perdre de vue la gestion de vos priorités. Pragmatique, fiable, efficace, focus, vous êtes aussi agile que rigoureux(se).
Impérativement diplômé(e) d'un Master 2 ou d'une ESC (Bac + 5), avec plusieurs déménagements de bureaux à votre actif, vous comptez au moins 10 ans d'expérience comme Secrétaire Général(e) ou Office Manager de PME ou Start-up, entreprises en croissance et en mouvement dans des environnements exigeants (Finance, avocats, conseil, biotechs…) ; vous y avez acquis d'excellents réflexes d'organisation, de gestion des priorités en conservant une belle hauteur de vue.
Vous avez un excellent niveau d'anglais (C1+), qui sera utilisé quotidiennement, en réunions, avec vos collaborateurs, dans le déploiement des bureaux étrangers.
Vous aimez les environnements " speed ", où l'énergie est palpable, où se côtoient humour et exigence, où le résultat est attendu vite et bien, et où toute l'équipe compte.
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