Talents Unis, expert du recrutement des fonctions d'assistanat de direction, Office Management et support exécutif, recherche pour un prestigieux groupe financier international l'Executive Assistant & Office Manager de son bureau parisien en cours de création.

Dans ce poste où tout est à écrire, vous aurez un poste complet, où vous serez à la fois la charge de la création et la mise en place administrative du bureau, et celle de devenir l'indispensable Exec d'un dirigeant sollicité.

Bras droit du Directeur Général France, Manager ouvert, juste, exigeant et extrêmement impliqué au quotidien, vous l'accompagnerez dans l'ambitieux challenge qu'il s'apprête à relever. Ainsi, vous organiserez son agenda, qui s'étoffera grâce à vos actions mutuelles et ne manquera pas de devenir un exercice Tetris intéressant, vous gérerez aussi ses déplacements internationaux, et suivrez ses notes de frais. Vous le seconderez dans la préparation de ses rdv et réunions, faciliterez la signature des documents sensibles, assurerez le relai auprès de ses interlocuteurs, internes et externes, en développant un réseau d'excellentes relations avec les EA de ces dirigeants. Vous viendrez en appui à l'ensemble des tâches opérationnelles du développement de ce bureau, en tandem avec lui, participant ainsi activement à l'efficacité de son action.

En parallèle, vous orchestrerez le bon fonctionnement du bureau parisien, à la fois vitrine locale et point de contact stratégique. Une fois les bureaux installés, ce qui sera un de vos premier grand dossier, vous gérerez les prestataires, les services généraux, l'IT, l'onboarding des nouveaux arrivants, tout en veillant à l'harmonie et au professionnalisme des lieux. Vous pourrez vous appuyer sur les services supports des autres bureaux européens et sur les process d'un groupe solide, déjà titulaire d'une belle histoire.

Vous jouerez ainsi un rôle pivot dans la mise en place des process, des standards et des outils, veillant à proposer les outils collaboratifs qui permettront à chacun de gagner du temps et accompagneront le développement de l'équipe à moyen terme. Vous serez en lien permanent avec le siège et préparerez les reportings nécessaires.

Vous serez aussi force de proposition pour créer une atmosphère de travail agréable, efficace et collaborative.

Vous évoluerez dans un environnement exigeant, mouvant, résolument international.

Vous justifiez d'une expérience solide (8-10 ans minimum) dans des environnements corporate, financiers ou bien où l'excellence des standards ne fait pas de doute, très dynamiques et agiles, aux côtés de dirigeants exigeants.
Votre bilinguisme français/anglais est irréprochable, à l'écrit comme à l'oral.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre fiabilité absolue, votre rigueur naturelle et votre capacité à faire avancer les sujets dans les délais impartis en autonomie et avec un esprit d'initiatives propice à asseoir la confiance que votre Dirigeant vous accordera. Vous êtes naturellement orienté « solutions », êtes pragmatique et prompt(e) à avancer.

Doté(e) d'un excellent sens relationnel, vous avez à cœur de représenter votre Direction avec professionnalisme, tact et discrétion. Vous êtes motivé(e) à l'idée de créer votre poste et à participer au développement d'un bureau dans un esprit « entrepreneurial » : poser un cadre, créer des outils, bâtir des process ne vous fait pas peur !

Vous êtes à l'aise avec l'IT, les outils digitaux et collaboratifs.

Enfin, la maîtrise de l'allemand serait un plus.

Merci de nous transmettre votre candidature au plus vite.

Vous cherchez un poste de confiance, d'envergure, et à impact direct ?
Ce rôle vous placera au cœur des décisions, dans un environnement ambitieux, stimulant et structurant.

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