Talents Unis, expert du recrutement des fonctions d'assistanat et de support de haut niveau, recherche pour son client, un jeune fonds d'investissement international, dans le cadre d'une création de poste, son Office Manager bilingue.

Dans un environnement de travail à la fois exigeant, dynamique et stimulant, mêlant standards corporate élevés et esprit entrepreneurial, où l'international est une évidence, vous serez le seul soutien administratif du bureau qui compte aujourd'hui une dizaine de personnes.

Rattaché(e) directement aux dirigeants, figures reconnues du secteur, vous jouerez un rôle essentiel dans l'organisation du bureau et de l'activité.

Le poste combine un volet d'assistanat de direction, pour 30 à 40% du temps, et un volet d'office management, véritable socle de l'organisation interne.

Ainsi, vous assurez la gestion proactive et rigoureuse des agendas mouvants de deux des dirigeants, appelés cependant à un maximum d'autonomie. Vous anticipez les priorités, coordonnez les rendez-vous stratégiques, organisez les déplacements professionnels et roadshows internationaux, parfois complexes, dans un souci constant de fiabilité et de précision. Gardant un œil sur tout, vous êtes un point de contact naturel pour les interlocuteurs internes et externes de tout niveau et savez donc vous adapter avec aisance à chacun.

Vous serez aussi garant du bon fonctionnement quotidien du bureau.

En charge de la gestion des locaux, de leur transformation comme de l'aménagement, des services généraux et des fournisseurs, vous veillez avec attention à la qualité de l'environnement de travail (services, décoration, « âme » des lieux) et contribuez à l'animation de la vie du bureau. Vous organisez les séminaires et événements internes, accompagnez l'arrivée des nouveaux collaborateurs avec des onboardings fluides et structurés, préparez l'arrivée des stagiaires et tout le dossier administratif préalable ; vous contribuez à la bonne utilisation des outils collaboratifs et opérationnels tels que Notion, Pennylane ou encore les plateformes IA.

Plus largement, vous participez à la mise en place et à l'amélioration de process internes, avec pragmatisme, sens des priorités et intelligence des situations.

Diplômé(e) d'études supérieures, vous avez au moins 7 ans d'expérience de l'assistanat et/ou de l'office management dans des environnements exigeants tels que le private equity, la finance, le conseil, … Vous aimez trouver des solutions, êtes d'une nature agile, débrouillarde, et cependant parfaitement organisée qui trouvera sa place aisément au sein d'une petite structure.

Doté(e) d'une personnalité fiable, engagée, dotée d'un sens aigu de la confidentialité et d'une grande intelligence relationnelle, vous appréciez les environnements vivants, en construction, dans lesquels votre rôle est à la fois visible, utile et reconnu.

Bilingue anglais, vous passez aisément d'une langue à l'autre tout en conservant une orthographe française irréprochable.

Vous êtes familier des outils collaboratifs, et adoptez facilement de nouveaux logiciels pour vous faciliter la vie et celle des autres.

Merci de nous transmettre votre candidature dans les meilleurs délais.

Organisation flexible du travail selon l'actualité du bureau. TT possible mais non systématique.

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